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Das Problem von Multitasking



Es ist fast unmöglich, sich gleichzeitig mit zwei kognitiv anspruchsvollen Aufgaben zu beschäftigen. Wenn du also meinst, Multitasking zu betreiben, wechselst du ständig zwischen zwei Aufgaben hin und her, was schlussendlich seinen Preis hat.


Lange Zeit galt Multitasking in der Unternehmenswelt als produktive Praxis. Oft wurde die Person, die scheinbar mehrere Dinge gleichzeitig erledigen konnte, als enormer Gewinn für das Team angesehen.

Auch wenn es Vorteile hat, ein Polymath zu sein (der in der Lage ist, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun), ist es nicht produktiv, ein Multitasking-Typ zu sein. Man könnte sogar argumentieren, dass Multitasking ein Oxymoron ist und es fast unmöglich ist, zwei kognitiv anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Was ist Kontextwechsel?

Kontextwechsel bedeutet, dass du zwischen Aufgaben oder Werkzeugen wechselst und dein Gehirn sich ständig neu konzentrieren muss. Kontextwechsel kann auch als Änderung unserer "mentalen Steuerungseinstellungen" und der Kosten beschrieben werden, die wir zahlen, wenn wir uns einer neuen Aufgabe zuwenden.

Forschungen haben ergeben, dass der Kontextwechsel die Produktivität um 40 % verringern kann. In ähnlichen Untersuchungen wird diese Zahl jedoch konservativ auf etwa 20 % geschätzt.

Unabhängig davon, welcher dieser Zahlen du folgst, ist klar, dass dich der ständige Kontextwechsel unproduktiv macht.

In diesem Beitrag werden wir uns einige Möglichkeiten ansehen, wie du den ständigen Kontextwechsel beenden und produktiver werden kannst.

Wie kann man den Kontextwechsel stoppen?

Es gibt viele Möglichkeiten, das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten einzudämmen oder sogar zu unterbinden, und einige dieser Tipps lassen sich besonders einfach mit Routine umsetzen. Hier sind sie:

Time Blocking

Der Prozess des Time Blockings ist einfach. Wenn du eine Aufgabe zu erledigen hast, planst du dafür Zeit in deinem Kalender ein, in der du nur an dieser Aufgabe arbeitest. Du kannst dies für eine einzelne Aufgabe oder eine Gruppe oder einen Stapel ähnlicher oder zusammenhängender Aufgaben tun.

Time Batching

Wenn du beschließt, an bestimmten Wochentagen nur an einer bestimmten Art von Aufgaben zu arbeiten, kann dies deine Produktivität steigern. Man könnte dies auch als eine erweiterte Version des Time Blockings betrachten, nur dass du einen ganzen Tag in deinem Kalender für eine bestimmte Art von Arbeit blockierst.

Einzeltätigkeit

Hierbei handelt es sich um die Arbeit an nur einer Aufgabe zur gleichen Zeit. Die Methode ist zwar nicht so ausgeklügelt und strukturiert wie das Time-Blocking, doch kann das Single-Tasking dazu beitragen, eine Kultur der hohen Produktivität zu fördern, die nicht durch übermäßige Ablenkungen oder das ständige Bedürfnis, immer mehr zu tun, beeinträchtigt wird.

Eat that Frog

Diese Methode, die von Brian Tracy in Anlehnung an ein Zitat von Mark Twain entwickelt wurde, fordert dich auf, die schwierigste, aber wichtigste Aufgabe gleich am Morgen zu erledigen. Wenn du dir eine schwierige Aufgabe aussuchst und sie zu Ende bringst, motiviert dich das, auch den Rest des Tages so zu verfahren und dich nicht von anderen Aufgaben ablenken zu lassen, während du an der aktuellen Aufgabe arbeitest.

Rituale

Eine der besten Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität ist die Einführung von Ritualen, die dir helfen, den ständigen Kontextwechsel zu vermeiden. Wenn du z. B. vor einer neuen Aufgabe einen kurzen 5-Minuten-Spaziergang machst, wird das dafür sorgen, dass du nicht ständig zwischen den Aufgaben wechselst.

Strategische Pausen

Wie bereits bei den Ritualen erörtert, helfen strategische Pausen dabei, ein Burnout zu vermeiden und/oder zu verhindern, dass du von deiner aktuellen Aufgabe so gesättigt bist, dass du zu einer anderen wechseln möchtest. Eine Methode wie die Pomodoro-Technik könnte sich als nützlich erweisen, wenn du an einer einzelnen Aufgabe/einem Stapel ähnlicher Aufgaben für einen bestimmten Zeitblock von 25 Minuten arbeitest, auf den eine 5-minütige Pause folgt.

Pareto-Prinzip

Wenn du dir die Aufgaben heraussuchst, die dir den größten Nutzen für deine Zeit und deine Konzentration bringst, könnest du dir klar machen, woran du arbeiten musst und warum du bei der Arbeit an diesen Aufgaben kein Multitasking betreiben solltest. Einige wenige wichtige Aufgaben, die gut und ohne Fehler erledigt werden, sind viel besser als viele, die in Eile erledigt werden, also wählst du die richtigen Aufgaben aus und widmest ihnen deine volle, ungeteilte Aufmerksamkeit.

Tolle Werkzeuge

Eine der besten Möglichkeiten, die durch die von Ihnen verwendeten Werkzeuge bedingten Kontextwechsel zu bewältigen, ist die Verwendung eines Superwerkzeugs. Ein Super-Tool wie Routine erfüllt mehr als nur eine einzige Funktion, und es gibt weniger Gelegenheiten, mitten in der Arbeit das Tool zu wechseln, weil vieles, was du brauchst, in einer einzigen Anwendung verfügbar ist.

Fazit

Das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten ist zwar ein echter Produktivitätsverlust, aber mit den oben genannten Strategien kannst du ihn besser reduzieren.

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